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Los programas federales para atender emergencias juegan un rol crítico antes, durante y luego de un evento de desastre mayor. El manejo efectivo de estos procesos va a determinar la rapidez, la eficiencia y la ejecución de una recuperación óptima. Hemos visto como en los últimos años, el cambio climático ha sido cómplice del aumento de la magnitud y actividad de desastres naturales en el mundo. No se puede predecir como, cuando ni donde los desastres pueden ocurrir, sin embargo, esto no puede ser excusa para dejar todo a última hora. Verán, el proceso para atender un desastre se categoriza en tres fases: preparación, respuesta y recuperación. Estas fases son dependientes una de la otra. Entender lo que conlleva cada una será clave para ejecutar de una manera eficiente, maximizando recursos y salvando vidas. De igual forma, en la parte defensiva, comprendiendo este esquema evitamos un sinnúmero de malas prácticas y malsabores para nuestra gente. La fase de preparación (Disaster Preparedness) toma lugar en el tiempo de “calma”. Se caracteriza por todas las gestiones proactivas del gobierno – también gestiones del sector privado e individuos - en preparación para una efectiva respuesta durante la emergencia. Como norma general, se revisan los planes de mitigación, de respuesta, manejo de escombros, desalojo, puntos de contacto, línea de mando y las herramientas tecnológicas necesarias. La fase de respuesta es aquella que ocurre inmediatamente luego del desastre. Corresponde a todos los esfuerzos necesario para salvar la vida y la propiedad de los ciudadanos. Aquí se ejecuta conforme lo preestablecido en la etapa de preparación. Asimismo, se entiende por fase de recuperación todos esos procesos de evaluación para determinar reembolso bajo diversos programas federales de gastos incurridos, reclamos de aseguradora, construcción de proyectos y mitigación, entre otros. Ahora, en indispensable solidificar en Puerto Rico una cultura de “disaster preparedness” y de transparencia en los procesos de atender un desastre. La perpetua ausencia de esto continuará generando los mismos dos problemas: contratos millonarios a suplidores no cualificados e incumplimiento de las regulaciones federales. La fase de preparación (disaster preparedness) es lo que determinará una buena o mala ejecución del gobierno central y de los municipios en atender un desastre. En Puerto rico se limita a lo mencionado, pero no es suficiente. Debemos comenzar a anticipar correctamente y comenzar a incluir en esta fase la solicitud de servicios y bienes, licitación (procurement), contratación y quienes serán las compañías que estarán a cargo de las tareas de respuesta al atender inmediatamente un desastre (también si se hará con empleados públicos presupuestados).


En la etapa de respuesta durante un desastre la prioridad es salvar vidas y el buen uso del tiempo es factor determinante. Cuando lo anterior no sucede y tenemos que enfrentar un desastre de gran magnitud, estamos ejecutando, siendo esclavos de la improvisación. En ese momento se comienzan a contratar servicios para atender la emergencia sin el debido proceso ni escrutinio con el interés apremiante de la prisa de los tiempos, llevándonos a tener los Whitefish y los Apex de la vida. Esto sin mencionar que todas las deficiencias de esta etapa de contratación son las que detienen el proceso de desembolso en la etapa de recuperación porque no cumplen a cabalidad con la regulación federal. Una buena etapa de preparación va a determinar una buena etapa de respuesta y una buena etapa de recuperación.


Urge crear una cultura de preparación y transparencia durante una emergencia. El gobierno central y los municipios deben incorporar esta práctica. La entidad debe hacer su proceso de solicitud de servicios y bienes, así como la contratación, antes de tener un desastre en la puerta. La ejecución será más eficiente, se gastará menos capital del erario y se maximizarán recursos. De esta manera, el pueblo sabrá quienes tendrán la responsabilidad de salvaguardar sus vidas y sus propiedades con tiempo.


(Editorial) El Administrador de FEMA, Pete Gaynor, mencionó en conferencia de prensa el pasado sábado que FEMA estaría tomado las riendas de los esfuerzos del Gobierno Federal en atender la emergencia del COVID-19. Con el mismo aliento, recordó que la regulación federal del Buy American, no aplica a la Ley Stafford. No obstante, a Puerto Rico y Washington D.C. se le restringe de esta libertad. Esto significa que de necesitar equipos médicos para atender la emergencia del COVID-19, los estados pueden comprar en cualquier lugar del mercado internacional, pero Puerto Rico tiene que limitarse a los equipos del mercado y fabricación americana.


En respuesta, Comisionada Residente de Puerto Rico, Jennifer González, informó que su oficina se comunicó directamente con el Administrador Gaynor y anunció que la petición fue acogida con éxito. Sin embargo, esto no puede ser un “one time exception”. Es indispensable entender lo que pude significar esta limitación en emergencias futuras y lo que hubiese representado en esta coyuntura histórica para nuestros municipios.


Las categorías de emergencia del Programa de Asistencia Pública funcionan por reembolso. Es decir, la responsabilidad primaria de atender la emergencia corresponde estrictamente al aplicante del programa (municipio, agencia, organización sin fines de lucro) y a la aseguradora correspondiente. Antes de que la entidad tenga en sus manos el dinero, se tiene que probar gastos incurridos. Ante la emergencia de COVID-19, el problema es el siguiente: Los municipios, no tienen dinero para atender en su máxima capacidad la situación. Tenemos que mantener en perspectiva que hay municipios manejando tres emergencias simultáneamente y nos encontramos cerca de una nueva temporada de huracanes.

Restringir a Puerto Rico a comprar equipo de emergencia - en el caso del COVID-19, médico - en el mercado estadounidense es desarmarnos y dejarnos solo con la alternativa de apelar a la buena caridad de los cambios de un mercado limitado. Todos sabemos el comportamiento del mercado en tiempos de emergencia. Los estados tendrían la libertad de encontrar precios competitivos en los mercados abiertos. Sin embargo, este no sería el caso de Puerto Rico. Nuestros municipios, sin dinero, estarían obligados a comprar en un mercado limitado y a la merced de precios elevados en comparación con otros mercados. Todo esto mientras el mismo programa le exige que tiene que comprar primero para luego reembolsar.


Para la emergencia del COVID-19, FEMA aprobó la aportación de un 75% de todos los gastos elegibles por la emergencia en la categoría B. A FEMA le conviene incluir a Puerto Rico en esta y en futuras ocasiones. Es una cuestión estrictamente de lógica matemática simple. Si se le permite encontrar mejores precios en la compra de equipo médico en los mercados abiertos, la aportación del 75% del reembolso representaría menos gasto del erario federal en dólares y centavos.


FEMA utiliza estrategias como adelantar fondos como lo es una Hoja de Trabajo del Proyecto Expedito (entre otras). Esto no es otra cosa que un documento donde se solicita un estimado de los gastos a incurrir para atender la emergencia de forma rápida (en contexto con el proceso federal). No obstante, esto no significa dinero estará a la mano de manera inmediatamente. Actualmente, tenemos municipios trasladando servicios a otros municipios porque sencillamente no tienen capital. La compra de equipo médico es indispensable para sobrepasar esta emergencia.


No acoger este reclamo permanentemente, sería manejar una emergencia con un yugo adicional. El proceso de FEMA toma su tiempo. Las aseguradoras han alcanzado cifras de reclamaciones históricas en los pasados tres años. Nuestros municipios no aguantan más. Dentro de todo, nos corresponde buscar alternativas flexibles, conforme el cumplimiento, que beneficien a nuestra gente en estos tiempos de necesidad.


La pandemia del COVID-19 ha obligado que nuestras rutinas y costumbres diarias se atemperen a las medidas de seguridad necesarias por los tiempos. El sector privado no ha sido la excepción a esta regla. Considerando que el aislamiento social es la herramienta de prevención por excelencia, muchas empresas comienzan a formalizar su estructura de trabajo remoto para mantener continuidad de sus servicios y no detener sus operaciones.


Empresas modernas, e incluso sectores de gobierno, considerando la naturaleza de sus servicios, ya han implementado una transición a largo plazo de operación remota con facilidad. Sin embargo, muchos pequeños y medianos comerciantes aún están buscando maneras de continuar servicios delimitado por las nuevas realidades. La tecnología brinda una mano amiga en estos tiempos.


Por tal razón, aquí te presentamos cinco herramientas y plataformas tecnológicas que te ayudaran a mantener la productividad y continuidad de tus servicios de manera remota.


Microsoft Teams

Es una herramienta de video conferencias, video chat, almacenamiento de documentos y de presentaciones virtuales creada y distribuida por Microsoft. Fue la herramienta que sustituyó Skype For Business bendecida por el propio Bill Gates. Teams te permite organizar reuniones a través de video conferencias con todos los miembros de tu equipo y empleados. Tiene la capacidad, además, mostrar presentaciones en PowerPoint, Prezi u otras en tiempo real. De esta manera, se mantiene una comunicación directa para ejecutar las tareas e instrucciones del día. Es perfecta para todo tipo de negocio y empresa.


Zoom

En el pasado hemos tenido varios sistemas de video chat o video conferencia, como OOVOO, Skype, entre otros. Estos eran fáciles de usar, pero un poco informal. Zoom llega como una herramienta de video conferencias, reuniones virtuales y como una plataforma de comunicación profesional. Eric Yuan, fundador y CEO de la corporación, ha comentado que su intención al desarrollar la plataforma fue de crear un espacio formal de comunicación para profesionales. Zoom es una plataforma perfecta para entrevistas de trabajo, reuniones formales de negocios, y recientemente, se ha caracterizado por la implementación de webminars para adiestramiento y capacitación general.


Monday.com

Si tu negocio conlleva operaciones complejas de administración, gerencia de proyectos o si excedes los 20 empleados, Monday.com es perfecta para ti. Monday es una plataforma estructural de tareas individuales, administración de proyectos y productividad que te permite organizar y manejar el trabajo del día a día de tu empresa. El software pertenecía a Wix bajo un nombre distinto y a partir del 2012 se organizó como una compañía separada en el mando de Roy Mann, quién fuera exempleado de Wix. Recientes estudios publicados en Forbes, señalan que Monday.com puede reducir gastos operacionales hasta un 30% en el primer año al aumentar la productividad en tus operaciones.


Dropbox

Dropbox es una herramienta conocida y utilizada por cerca de 500 millones de personas en el mundo. Llevan en el mercado cerca de 14 años y su uso ha incrementado en los pasados 6 años. Es una herramienta de almacenamiento de datos en la nube y ordenador de archivos en línea que sincroniza los usuarios a acceder a la data. Dropbox es perfecta en trabajo remoto pues te permite compartir documentación específica con empleados y miembros de tu equipo de una manera eficiente y productiva. Dropbox es altamente reconocida por la esfera profesional por su sistema de controles de seguridad en los archivos.


G-suite Apps (Hangouts, Drive)

G Suites es con toda probabilidad la plataforma más conocida del grupo. Cuenta con aplicaciones como Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, entre otros. Sin embargo, Google Hangouts y Google Drive son dos herramientas indispensables en toda empresa moderna que aumenta su necesidad en tiempos de trabajo remoto. Hangouts es una plataforma de video conferencia y reuniones virtuales. Es excelente si tu sistema de correo electrónico es a través Gmail, pues los usuarios ya están interconectados. Por su parte Google Drive ofrece un sistema de almacenamiento de documentos y archivos en la nube fácil de usar. G Suite es utilizado por miles de millones de personas a través del mundo.


Si bien es cierto que hay cosas insustituibles en una empresa, no es menos cierto que la tecnología ha cambiado la manera en que se maneja un negocio para bien. Las distintas plataformas están orientadas para incrementar productividad, eficiencia y metas a alcanzar sin la necesidad de estar de 8:00 am – 4:00 pm en un espacio de oficina. Es importante manejar sus operaciones y evitar la propagación del virus. Verá como, dentro de todo, su ejecución y productividad aumentará.


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