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(Editorial) El Administrador de FEMA, Pete Gaynor, mencionó en conferencia de prensa el pasado sábado que FEMA estaría tomado las riendas de los esfuerzos del Gobierno Federal en atender la emergencia del COVID-19. Con el mismo aliento, recordó que la regulación federal del Buy American, no aplica a la Ley Stafford. No obstante, a Puerto Rico y Washington D.C. se le restringe de esta libertad. Esto significa que de necesitar equipos médicos para atender la emergencia del COVID-19, los estados pueden comprar en cualquier lugar del mercado internacional, pero Puerto Rico tiene que limitarse a los equipos del mercado y fabricación americana.


En respuesta, Comisionada Residente de Puerto Rico, Jennifer González, informó que su oficina se comunicó directamente con el Administrador Gaynor y anunció que la petición fue acogida con éxito. Sin embargo, esto no puede ser un “one time exception”. Es indispensable entender lo que pude significar esta limitación en emergencias futuras y lo que hubiese representado en esta coyuntura histórica para nuestros municipios.


Las categorías de emergencia del Programa de Asistencia Pública funcionan por reembolso. Es decir, la responsabilidad primaria de atender la emergencia corresponde estrictamente al aplicante del programa (municipio, agencia, organización sin fines de lucro) y a la aseguradora correspondiente. Antes de que la entidad tenga en sus manos el dinero, se tiene que probar gastos incurridos. Ante la emergencia de COVID-19, el problema es el siguiente: Los municipios, no tienen dinero para atender en su máxima capacidad la situación. Tenemos que mantener en perspectiva que hay municipios manejando tres emergencias simultáneamente y nos encontramos cerca de una nueva temporada de huracanes.

Restringir a Puerto Rico a comprar equipo de emergencia - en el caso del COVID-19, médico - en el mercado estadounidense es desarmarnos y dejarnos solo con la alternativa de apelar a la buena caridad de los cambios de un mercado limitado. Todos sabemos el comportamiento del mercado en tiempos de emergencia. Los estados tendrían la libertad de encontrar precios competitivos en los mercados abiertos. Sin embargo, este no sería el caso de Puerto Rico. Nuestros municipios, sin dinero, estarían obligados a comprar en un mercado limitado y a la merced de precios elevados en comparación con otros mercados. Todo esto mientras el mismo programa le exige que tiene que comprar primero para luego reembolsar.


Para la emergencia del COVID-19, FEMA aprobó la aportación de un 75% de todos los gastos elegibles por la emergencia en la categoría B. A FEMA le conviene incluir a Puerto Rico en esta y en futuras ocasiones. Es una cuestión estrictamente de lógica matemática simple. Si se le permite encontrar mejores precios en la compra de equipo médico en los mercados abiertos, la aportación del 75% del reembolso representaría menos gasto del erario federal en dólares y centavos.


FEMA utiliza estrategias como adelantar fondos como lo es una Hoja de Trabajo del Proyecto Expedito (entre otras). Esto no es otra cosa que un documento donde se solicita un estimado de los gastos a incurrir para atender la emergencia de forma rápida (en contexto con el proceso federal). No obstante, esto no significa dinero estará a la mano de manera inmediatamente. Actualmente, tenemos municipios trasladando servicios a otros municipios porque sencillamente no tienen capital. La compra de equipo médico es indispensable para sobrepasar esta emergencia.


No acoger este reclamo permanentemente, sería manejar una emergencia con un yugo adicional. El proceso de FEMA toma su tiempo. Las aseguradoras han alcanzado cifras de reclamaciones históricas en los pasados tres años. Nuestros municipios no aguantan más. Dentro de todo, nos corresponde buscar alternativas flexibles, conforme el cumplimiento, que beneficien a nuestra gente en estos tiempos de necesidad.


La pandemia del COVID-19 ha obligado que nuestras rutinas y costumbres diarias se atemperen a las medidas de seguridad necesarias por los tiempos. El sector privado no ha sido la excepción a esta regla. Considerando que el aislamiento social es la herramienta de prevención por excelencia, muchas empresas comienzan a formalizar su estructura de trabajo remoto para mantener continuidad de sus servicios y no detener sus operaciones.


Empresas modernas, e incluso sectores de gobierno, considerando la naturaleza de sus servicios, ya han implementado una transición a largo plazo de operación remota con facilidad. Sin embargo, muchos pequeños y medianos comerciantes aún están buscando maneras de continuar servicios delimitado por las nuevas realidades. La tecnología brinda una mano amiga en estos tiempos.


Por tal razón, aquí te presentamos cinco herramientas y plataformas tecnológicas que te ayudaran a mantener la productividad y continuidad de tus servicios de manera remota.


Microsoft Teams

Es una herramienta de video conferencias, video chat, almacenamiento de documentos y de presentaciones virtuales creada y distribuida por Microsoft. Fue la herramienta que sustituyó Skype For Business bendecida por el propio Bill Gates. Teams te permite organizar reuniones a través de video conferencias con todos los miembros de tu equipo y empleados. Tiene la capacidad, además, mostrar presentaciones en PowerPoint, Prezi u otras en tiempo real. De esta manera, se mantiene una comunicación directa para ejecutar las tareas e instrucciones del día. Es perfecta para todo tipo de negocio y empresa.


Zoom

En el pasado hemos tenido varios sistemas de video chat o video conferencia, como OOVOO, Skype, entre otros. Estos eran fáciles de usar, pero un poco informal. Zoom llega como una herramienta de video conferencias, reuniones virtuales y como una plataforma de comunicación profesional. Eric Yuan, fundador y CEO de la corporación, ha comentado que su intención al desarrollar la plataforma fue de crear un espacio formal de comunicación para profesionales. Zoom es una plataforma perfecta para entrevistas de trabajo, reuniones formales de negocios, y recientemente, se ha caracterizado por la implementación de webminars para adiestramiento y capacitación general.


Monday.com

Si tu negocio conlleva operaciones complejas de administración, gerencia de proyectos o si excedes los 20 empleados, Monday.com es perfecta para ti. Monday es una plataforma estructural de tareas individuales, administración de proyectos y productividad que te permite organizar y manejar el trabajo del día a día de tu empresa. El software pertenecía a Wix bajo un nombre distinto y a partir del 2012 se organizó como una compañía separada en el mando de Roy Mann, quién fuera exempleado de Wix. Recientes estudios publicados en Forbes, señalan que Monday.com puede reducir gastos operacionales hasta un 30% en el primer año al aumentar la productividad en tus operaciones.


Dropbox

Dropbox es una herramienta conocida y utilizada por cerca de 500 millones de personas en el mundo. Llevan en el mercado cerca de 14 años y su uso ha incrementado en los pasados 6 años. Es una herramienta de almacenamiento de datos en la nube y ordenador de archivos en línea que sincroniza los usuarios a acceder a la data. Dropbox es perfecta en trabajo remoto pues te permite compartir documentación específica con empleados y miembros de tu equipo de una manera eficiente y productiva. Dropbox es altamente reconocida por la esfera profesional por su sistema de controles de seguridad en los archivos.


G-suite Apps (Hangouts, Drive)

G Suites es con toda probabilidad la plataforma más conocida del grupo. Cuenta con aplicaciones como Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, entre otros. Sin embargo, Google Hangouts y Google Drive son dos herramientas indispensables en toda empresa moderna que aumenta su necesidad en tiempos de trabajo remoto. Hangouts es una plataforma de video conferencia y reuniones virtuales. Es excelente si tu sistema de correo electrónico es a través Gmail, pues los usuarios ya están interconectados. Por su parte Google Drive ofrece un sistema de almacenamiento de documentos y archivos en la nube fácil de usar. G Suite es utilizado por miles de millones de personas a través del mundo.


Si bien es cierto que hay cosas insustituibles en una empresa, no es menos cierto que la tecnología ha cambiado la manera en que se maneja un negocio para bien. Las distintas plataformas están orientadas para incrementar productividad, eficiencia y metas a alcanzar sin la necesidad de estar de 8:00 am – 4:00 pm en un espacio de oficina. Es importante manejar sus operaciones y evitar la propagación del virus. Verá como, dentro de todo, su ejecución y productividad aumentará.


Brian Diaz, C.E.O. de Pacifico reflexiona sobre la confusión generalizada en el proceso de recuperación.


Durante el proceso de recuperación y con la implementación de diversos programas federales de ayuda post-desastre, nos enfrentamos a un mar de lenguaje técnico y sofisticado. Solo aquellos con experiencia directa en el manejo de programas federales pueden navegar por esa jungla terminológica y discernir que quiere decir una cosa de la otra. En el Programa de Asistencia Publica, como norma general, se genera mucha confusión en todos los sectores cuando se utilizan distintos términos para describir el progreso de la recuperación de un proyecto cuando se utilizan estas palabras para describirlo: “Acordado”, “Aprobado”, “Obligado” y “Desembolsado”.


Esto suele generar frustración en nuestro pueblo ya que se acostumbra a reportar, por ejemplo, que Equis proyecto fue aprobado, sin embargo, aun no se ve movimiento de progreso en los proyectos de construcción. La explicación a esto descansa en que, en efecto, un proyecto aprobado, acordado, obligado o desembolsado significan cosas totalmente diferentes en el proceso de formulación bajo el Programa.


El Programa de Asistencia Publica de FEMA es aquel homólogo al de Asistencia Individual, con la distinción de que este va dirigido a reclamar los daños de las estructuras, facilidades, puentes y carreteras publicas. Las entidades gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro son algunos de los que pueden beneficiarse del mismo. Ahora bien, el proceso de evaluación y reclamación de las categorías permanentes es altamente técnico y depende de diversas etapas en la formulación. Tomando en consideración las “reglas de juego” para los desastres de Irma y María en Puerto Rico, en el proceso de formulación, lo descrito como acordado, aprobado, obligado y desembolsado son fases que explican una instancia en particular antes de que se reciban los fondos.

Todos los proyectos elegibles de cada aplicante pasan por una evaluación inicial de daños. Conforme a esto, y luego de discusiones, las partes concernientes (FEMA, Recipiente y Sub-Recipiente) se ponen de acuerdo en la dimensión, descripción y elementos dañados. Esto pasa a evaluación y se cierra ese ciclo con una firma. Posterior a esto, entra una evaluación del alcance de trabajo que requerirá el proyecto con miras a estimar la totalidad de fondos necesarios para que cumpla con los código y estándares de construcción, con la regulación federal y con el cumplimento de elegibilidad del proceso.

El proyecto se describe como “acordado” cuando las partes concernientes llegan a un “acuerdo verbal” sobre cual sería el estimado final contemplando cada partida, factores y programa aplicables. Luego de esta etapa, el proyecto pasa por unas evaluaciones adicionales hasta certificar el número acordado con la firma de todas las partes concernientes. Es ahí cuando el proyecto pasa de estar acordado a estar “aprobado”.

La aprobación significa que el proyecto cumple con los criterios de elegibilidad. Luego de la firma y aprobación, aún queda unas evaluaciones finales antes de que un proyecto se describa como “obligado”. La obligación de un proyecto es un paso importante en el proceso de formulación. Cuando se describe a un proyecto como “obligado” esto significa que FEMA validó el proyecto y autoriza la creación de una especie de fondo o cuenta con la cantidad del total acordado en el estimado para que el recipiente (Gobierno Central) y el sub-recipiente (municipios, non-profits, agencias) puedan manejar el proceso de construcción y desembolso. FEMA no le obliga los fondos directamente al municipio o al sub-recipiente, sino al gobierno central quien funge como el recipiente de las ayudas.


Ya en este punto, para todos los efectos prácticos, FEMA se echa a un lado y el proceso de desembolso se centra en la validación de los trabajos de las firmas de construcción en cada proyecto. De manera que, para que un proyecto de describa como “desembolsado”, tiene que primero haber sido obligado, para que el recipiente pueda desembolsar los fondos al sub-recipiente a medida que los trabajos se realicen.


El proceso es altamente técnico y burocrático. Sin embargo, lo importante es entender un poco la terminología de esta jungla lenguajes y palabras. De manera que, cuando un líder o la prensa reporte que el proyecto se “aprobó”, se “acordó”, se “obligó” o se “desembolsó”, usted sepa a que se refiere.

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